无论是十多年前还是今天,对于很多企业来说,参展是开发客户的一种主流传统方式,通过展会来宣传自己的产品,达到吸引客户的眼球。而在整个参展过程中,展品运输作为关键的一个环节,至关重要。如果在展品运输这一环节稍有差错,将会严重影响企业的参展计划,严重的时候会将耗资巨大的出展计划化为泡影,在这里,熙浦国际介绍下展品运输流程及一些注意事项。

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展览品运输,是指展品包装结束后,通过运输工具及各种方式将展品移动至目的地的行为(包括展品装卸作业),其责任范围为自出发地的展品包装箱离地时始,直到达目的地的展品包装箱落地时止。从广义上来讲,展品运输包括展览前后展品的运输、会展活动期间向展商和参展观众分发实物的运输,以及与此相配套的会展设施的运输等;从狭义上来讲,展品运输就是指以展品为主体所产生的运输过程。因此在展览品运输过程中,我们应该做好以下工作。

**1、做好运输前的准备工作 **

一些大型展览会,组展商(又可称为主办方,商业运作的组展商可称为组展商,顾名思义即是组织展览的企业)通常会指定一个或几个展览品运输公司作为其展览会的运输代理,品牌展览会指定的往往也是服务好、信誉佳的运输商。国际展商通常由一些国际性的运输公司代理运输,组展商申请展会批文在海关备案时,会同时将运输代理在海关备案,组展商委托了哪家运输公司,海关才受理哪家公司的报关业务,因此参展商事先要咨询清楚。

2、将货物的详情告知运输商

参展商在确定参展以后,组展方会通知参展商委托了哪家运输公司做展览会的运输代理。参展商也可以主动向主办方了解,该展览会由哪家公司来做运输业务。与此同时,运输商也会得到一份参展商名录并主动与参展商联络,并会将一份货单传给参展商,上面将收费标准、发货日期、收货人等项目列出,参展商应该尽可能地将货物的情况填写清楚并回传。要将货物的详细情况告诉运输商,比如有关展览品的资料,展览会地址、日期、收件人,以及展览品箱号、唛头、尺码、毛重、净重、以及总的体积和重量等情况。

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3、包装箱的标签要做到精细

首先外包一定要做到细致入微,要在货物的包装箱上将标签填好,企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。有些运输商为了节约成本,将货物转包出去,甚至经过几次转包,最后由一家有运输实力的公司集中发运。在展览旺季,展会运输商承运的货物也会分属不同的会场,在一个展览中心举办多个展的情况下,运输商就不知道该将展品送到哪个馆。因此,展品运输时标签的内容就显得格外重要,一旦没有写清楚,就容易造成货物丢失或进错场馆的情况。另外,必要的易碎商品的防震材料填充,易碎标志、不准倒置标志也不应遗漏。

4、选择运输商时的注意事项

一个展览会上有国际展商,也有国内展商。一些国际性的运输公司,国际展商通常由其代理去与其联络。虽然国际展商可以选择运输商,但需要注意的是:参展商可以任意选择一个运输公司来承运普通商品,但是对于属于海关监管的展览品的,则不是任何运输公司都能承运的。按海关的规定,展品进境展览时是不收税的,因为展览会闭幕后还要出境,为了确保不会产生逃税的问题,运输商要在海关监管下保证这批货不会在国内随便卖掉。目前,并不是每个运输公司都可以做这种监管运输的业务。因此,海外参展商在参加展会时要特别注意这个问题。

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5、运输途中紧密联系运输商

发货后及时告诉运输商 ,告诉对方负责人已经发货,并将运单传真过去,将发了什么样的货、通过哪家公司发的等写明。通知的方式最好不要仅用电话,最好以文件的形式发传真,一是便于对方留底查货,二是展览会期间很忙,对方联系人不在的情况下,也会由其他负责人根据文件上的内容进行核对。此外,最好安排专人和运输商沟通,有些展会,由于没有做好内部沟通,运输公司常常会因找不到人而耽误时间。所以,与每个环节一样,运输必须有专人负责。

6、灵活应对突发情况

一般来说,参展的货物通常是在展会开幕前两天运到,但有时候在运输的过程这常常有意外情况发生。比如参展的城市因要举办一些活动突然实行交通管制,有些运输商对此经验并不了解,但运输商对此经验丰富。因此,参展商一定要与运输商紧密联系,按运输商的要求提供一些证件、文件等。此外,展商到达展位后应及时核查展品,一旦发现展品丢失或者受损,应立即与参展带团负责人联系或者直接联系国外保险公司,保证第一时间进行拍照等必要核实步骤,从而将损失降至最低。

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7、展品运输的一些注意事项

(1)展览品运输(物流)在整个操作流程中需要经过多次的国内、国外装卸,还要经受长距离的海运、陆运等,为了保证展览品能够不受损坏,展品的外包装箱应采用坚固、防潮、适合反复装卸的包装材料,并根据展品具体情况在外包装上粘贴防雨、易碎、向上等标志。

(2)为了保证展品能够顺利清关并且在开展前能准确地派送到展商的展位,包装箱唛头应该包含展会英文名称、展商英文名称、展馆号、展位号、箱数、重量及体积等相关信息。

(3)不同国家海关的要求大致相同,都要求提供以下清关文件:正本提单、形式、装箱单以及保险单、产地证、熏蒸证明等相关涉及文件。

(4)任何国家对于食品的进口都有着严格的规定和检验检疫制度,严格禁止在展品里夹带食品、饮料、烟酒等物品;同时严格禁止运输目的国限制或者禁止进口的物品,否则一旦被国外海关发现,将导致所有展品被目的国海关扣押,甚至无法清关,从而造成展商无法参展。

(5)展览展品出运前展商应仔细阅读展览品运输指南,严格按照承运商的要求来包装展品、粘贴唛头、准确如实填写出运展品清单、对于需要出口商检证明、出口许可证、检验检疫证明等相关资料的展品应提前办理并及时交与承运商。

(6)运往欧洲国家、美国、加拿大、澳洲及部分亚洲国家(日本、韩国)的展品,对于包装材料包含原木的进口物品要求进行熏蒸。

(7)展览品运输对于时间性和安全性非常严格。所有展品一定要到达目的国后能够顺利清关,如果延迟清关或者无法清关则将导致参展展商巨大损失,所有展品一定要在开展日期之前送达展馆展位,从而确保展商有充足的时间布展。一般来说,通常为开展前10个工作日至20个工作日到达目的港,所以展商应该尽早准备展品。通常展商应该在正常的海运时间上加半个月至一个月的时间前备好展品,顺利出运。如果空运,应在正常空运时间加上十天时间准备好展品安排出运。

(8)对于单件展品,通常要求重量不得超过2吨,长、宽、高各不得超过2米、1.5米、1.5米。对于超大超重的展品进馆,需要使用到叉车、铲车机械设备及工人等劳力,这些额外的服务需要提前与国外预定并确认相关费用。

(9)对于销售的展品是以一般贸易形式进行出口的操作,目的国进行永久进口清关;对于回运的展品是进行临时出口的报关操作,目的国进行临时进口清关,需要在展会结束后回运。中国海关和国外海关对此都有着严格的规定,否则将导致回运展品在中国无法顺利清关或者被海关征收进口关税。通常要求提前联系承运商,准备申请ATA单证册(ATA 由法文 Admission Temporaire 与英文 Temporary Admission的首字母组成,表示暂准进口,ATA单证册制度为暂准进口货物建立了世界统一的通关手续,使暂准进口货物可以凭ATA单证册,在各国海关享受免税进口和免予填写国内报关文件等通关便利,因此,ATA单证册又被国际经贸界称之为货物护照和货物免税通关证)。

(10)展商应该完整、如实地申报展品的CIF价值,这样才能保证目的国顺利清关。有些国家对于展品的价值有着非常严格的要求,如果展商故意低报货值,将被目的国海关重新估值并按照最终估值收取相应的关税,并可能导致延迟清关、被处以罚款。

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